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手帳の書き方で差がつく! ビジネスシーンで光る女性のスマートな使い方

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働く女性のみなさん!

1日があと3時間くらい長ければどんなに助かるだろう?なんてため息が出る日はありませんか?

家事や育児やスキルアップの時間捻出に頭を悩ませているあなたも、手帳を活用することで欲しかった「あと3時間」が生み出せるかもしれませんよ!

今回は「時間は創り出せる」と実感できる手帳活用術をご紹介します。

ビジネスシーンで活躍する手帳とは?

ビジネス 女性 手帳

手帳の基本的な選び方や使い方については

【手帳の書き方を変えてみない?自分に合った手帳の選び方と使い方を見直そう!】
にてご紹介しました。

https://happydays-net.com/techou-kakikata-tukaikata/

今回は「仕事を持つ女性」の中でも特に次のような方

  • 管理職で部下の統率が必要
  • 外勤中心でアポイントを取る仕事が頻発する
  • 社内での会議や打ち合わせが多い
  • 長期プロジェクトのメンバー

 

というような、時間管理が必須ながらうまく調整できていないと迷走中のみなさんに向けて最適な手帳をご提案します!

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時間管理の手帳には断然バーチカル!

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決められた勤務時間にある程度パターン化された業務を行う事務職などとちがい、時間を組み立てて生産性を上げる必要のある仕事をしているのならば「バーチカルタイプ」の時間軸を使うのがおすすめです。

バーチカルタイプの手帳を選ぶ理由

手帳は長い間「予定を管理するもの」と位置づけられ、「7月20日10時ミーティング」「15時来客」というような記入をしていました。

これに対して、時間軸を用いて「ミーティングと来客対応は概ね1時間かかるかな」と見積もったとしたら10~11時と15~16時の時間の幅を囲っておくのがバーチカルによるスケジューリング法です。

こうすることで「10時」という「点」で管理していたスケジュールが「10~11時」という「面」としてとらえられます。

レベッカ
レベッカ
視覚的に時間の幅が生まれるところがバーチカルの良い点!

その上で当日のマストな仕事を次々に時間軸上に落とし込んで1日を組み立て、隙間時間はそれ以外の作業を振り分けたり予備の時間として確保しておきます。

あらかじめマストな仕事がスケジュールされていると、部下や同僚から相談が持ち込まれた際などに「14時から30分なら話せるよ」と即座に返答でき、相手も時間内に収まるよう話しをまとめておくことができます。

MOKO
MOKO
予定を即答できるってスマートですね!

この場合、すぐに手帳を開いて14時から30分間の時間軸を囲い「打ち合わせ」と記入します。

大切なのは可能な限りあらかじめ立てた予定を変更しないこと。

よほど緊急でない限り、仕事の指示や相談があっても

「今日のこの時間なら対応できる」

「明日なら朝一番で動ける」

など自分のスケジュールに軸足を置いて突発業務に対応しなければ、外部から入ってくる雑多な業務に振り回されている働き方からは、いつまでたっても抜け出せません。

このように自分の仕事+他者との絡みが頻発するタイプの仕事をしている人には頭の中であれこれ考えるより、書くことで時間配分し行動を整理することで時間を生み出すことができるのです。

もちろんこの手法で出勤前や退勤後、そして休日などの時間を効率的に割り振って行動すればプライベートな時間にも余白が作れます。

どのバーチカルを選ぶ?

ひとことでバーチカルといっても、デイリー(見開き2ページで1日/左右1ページそれぞれ1日)とウィークリー(左右2ページで1週間)タイプがあります。

日々書き込むことが多ければデイリーを、時間管理がメインでメモはPCや別途ノートを利用している場合はウィークリーと、自分の仕事をイメージして選んで下さい。

また使う場所が外出先中心の人は、分厚くなりがちなデイリーよりもコンパクトに収まるウィークリータイプでA6(文庫本)やB6(単行本)サイズを選ぶと便利です。

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ビジネスシーンで差がつく手帳の選び方

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仕事とプライベートの手帳は分ける?

MOKO
MOKO
仕事に使う手帳にプライベートなことも書いていいかな…?

プライベートの予定を仕事の場では見られたくない・・・という気持ちから2冊の手帳を持とうと考えているならちょっと待ってください!

ほとんどの方がカレンダー型の月間ブロックのページに予定を記入し、それを後ろに設けられたバーチカルなりレフトなり各ページに転記し、詳細まで書き足していくでしょう。

これは手帳の基本で、ここを疎かにすると月間と日々の予定が同期しなくなり、片方だけを見て予定を組むとダブルブッキングしてしまうというミスが発生しやすくなります。

1冊でもこういう事態はまま起こりますので2冊の手帳を管理するのはよほどマメな人でないと難しいと思われます。

レベッカ
レベッカ
手帳は1冊にまとめなければ意味がない!

これが手帳迷走歴数十年のわたしが学んだことのひとつでもあります。

1冊の手帳に仕事とプライベートを色分けして記入するのは見やすさからもおすすめです。

レベッカ
レベッカ
プライベートの予定がパッと見では読まれないようにグレーや薄い色のペンで書くといいよ!

独自の記号を考えたり、スタンプに意味付けして押しておくことで誰かに見られても判読できない書き方として工夫してもいいかもしれませんね!

何が何でも公私を分けて管理したいという人にはダブルスケジュール」という手帳があります。

これは月間ブロックページが毎月2つずつあるという斬新な構造で、仕事とプライベートはもちろん、健康管理や資格取得の勉強など、2種類の予定を別々のページで管理できます。

この手帳なら2冊の手帳を同期させるよりも簡単です。

どうしても仕事以外の書き込みが気になるという人は一見の価値ありです。

ビジネス手帳は見た目も大切

人は見た目で判断されます。

どんなに優秀な人材でも服装や髪型が奇抜すぎれば高評価は得られにくいでしょう。

これは手帳も同様です。

完全なプライベート用なら個性を発揮しても構いませんが、ビジネスの場では上司や部下やクライアントはあなたの手帳からもあなたを値踏みしていると心得ましょう。

手帳カバーの角が擦れていないか、手帳が薄汚れてクタクタになっていないかもしっかりチェックしておきましょうね!

まとめ

丁寧に手入れされたお財布にはお金が集まりやすくなります。

綺麗に掃除された部屋には幸運が舞い込みやすくなります。

同じように、きちんと整理され大切に扱われている手帳には良い仕事も引き寄せられるものです。

あなたも手帳をしっかり管理して「時間」と「幸運」を手にしてみませんか?